Det er kommunen som er pliktsubjekt etter forurensningsloven § 34 og som skal fastsette avfallsgebyr. Kommunen har både plikter og myndighet når det gjelder husholdningsavfall. Kommunen kan organisere avfallshåndteringen på mange ulike måter. Uavhengig av organisasjonsform, og om kommunen kjøper avfallstjenesten eller utøver den selv, må kommunen sikre seg at kommunens plikter ivaretas. Det er derfor alltid kommunen som skal fastsette avfallsgebyr.

Eksempelvis kan det i et interkommunalt selskap (IKS) være representantskapet (som består av eierkommunenes representanter) som presenterer beregningsgrunnlaget til eierkommunene, mens det er kommunestyret i den enkelte eierkommune som skal fastsette avfallsgebyr for sin kommune.

Avfallsgebyr skal fastsettes i henhold til selvkostprinsippet, slik at det svarer til de totale kostnadene kommunen påføres ved lovpålagt håndtering av husholdningsavfall, herunder innsamling, transport, mottak, oppbevaring, behandling, etterkontroll m.v.

Med kostnader menes både kapitalkostnader og driftskostnader. Det skal sikres full kostnadsdekning, men kommunen skal ikke ha fortjeneste på slik avfallshåndtering. Kun kostnader ved og inntekter fra lovpålagt håndtering av husholdningsavfall skal inngå i beregningen av avfallsgebyr.

For beregning av selvkost gjelder prinsippet om at brukerne av dagens tjenester skal betale det disse tjenestene koster, også omtalt som generasjonsprinsippet eller det finansielle ansvarsprinsipp. Dette innebærer at en generasjon brukere ikke skal subsidiere neste generasjon, eller omvendt, men at kostnadene ved tjenestene som ytes i dag skal dekkes av de brukerne som drar nytte av tjenesten.

Forskrift om beregning av selvkost for kommunale og fylkeskommunale gebyrer (selvkostforskriften) omhandler hvordan selvkost generelt skal beregnes for kommunale betalingstjenester. For en nærmere redegjørelse for den generelle forståelsen av selvkostprinsippet vises det til selvkostforskriften.

Alle inntekter tilknyttet lovpålagt håndtering av husholdningsavfall skal godskrives selvkostregnskapet. Relevante inntekter for beregning av avfallsgebyr er alle inntekter som oppstår i sammenheng med lovpålagt håndtering av husholdningsavfall. Dette omfatter for eksempel (ikke uttømmende opplisting):

• salg av fjernvarme
• salg av elektrisitet/biogass
• salg av gjenvinnbart råmateriale (plast, metall osv.)
• inntekter som følge av handel med finansinstrumenter knyttet til ovennevnte
• inntekter fra ordninger for utvidet produsentansvar
• salg av kompost, biorest eller lignende
• salg av avfall som er forberedt til ombruk
• salg av eiendeler som bygninger, tomter, maskiner og lignende

Renteinntekter og eventuelle andre finansielle inntekter skal som hovedregel ikke inngå som inntekter i beregningen av nettokostnad. Unntaket er der hvor renteinntektene oppstår som følge av beregning av alternativkostnad i selvkostmodellen, som renter på selvkostfond omtalt i avsnittet Bruk av kalkulasjonsrente.

Eventuelt andre inntekter som måtte oppstå som følge av kommunens aktivitet med innsamling av lovpålagt avfall, skal inkluderes i beregningene.

Det er ikke anledning til å benytte inntekter knyttet til kommersiell aktivitet til reduksjon av husholdningenes gebyr, da dette ikke er inntekter som er knyttet til håndtering av det lovpålagte husholdningsavfallet. Fordeling av felles nettokostnader mellom kommunens lovpålagte aktivitet og avfallstjenester i markedet er omtalt i avsnittet Fordeling av nettokostnader.

I henhold til forurensingsloven § 34 og avfallsforskriften kapittel 15, skal kun kostnader som kan knyttes til den lovpålagte delen dekkes over avfallsgebyret. Dette omfatter for eksempel (ikke uttømmende opplisting):

• kostnader forbundet med oppsamling, innsamling, transport, mottak, oppbevaring, behandling og etterkontroll av avfall fra husholdningene
• lønnskostnader inkl. sosiale kostnader til ansatte som behandler husholdningsavfall
• driftskostnader knyttet til anlegg som behandler husholdningsavfall
• kostnader til forvaltning, drift og vedlikehold som er knyttet til håndtering av husholdningsavfall
• kostnader forbundet med forberedelse til ombruk, som kostnader til oppsamling, innsamling, mottak, sortering, kontroll, reparasjon og annen tilrettelegging. Alt som leveres til kommunale avfallsmottak kan regnes for å være avfall, og tilrettelegging for ombruk på slike avfallsmottak er å anse som forberedelse til ombruk.
• kostnader for innsamling eller mottak av rester fra lokale loppemarkeder som i hovedsak er organisert av husholdninger, der restene stammer fra husholdninger.
• kostnader forbundet med kjøp av eiendeler som bygninger, tomter, maskiner og lignende som er nødvendig til håndtering av husholdningsavfall
• kostnader forbundet med forurenset grunn og etterdrift av nedlagte avfallsdeponi forårsaket av behandling av husholdningsavfall, nærmere beskrevet i punkt 9.

Når det gjelder kostnader knyttet til forberedelse til ombruk og ombruk, er det bare kostnader forbundet med avfallssektoren som skal dekkes over avfallsgebyrene. Kostnader til mottak, innsamling, sortering og reparasjon er eksempler på slike kostnader. Eventuelle kostnader knyttet til enkle løsninger på avfallsmottak for at privatpersoner kan hente ut ombruksvarer omfattes også.

Kostnader knyttet til drift av større ombruksbutikker og lignende anses ikke som kostnader forbundet med avfallssektorene og skal ikke dekkes.

For interkommunale selskaper (samarbeid) kan alle kostnader knyttet til selskapsorganene regnes som direkte henførbare kostnader, herunder også etablerings- og avviklingskostnader ved omdannelser. Kostnader til styret i selskapet regnes også som henførbare, og vil være med hvis tjenesten er organisert i et kommunalt foretak.

Å møte som kommunens eierrepresentant i slike organer er å anse som et kommunalt verv, og honorar og reiseutgifter som oppstår i den forbindelse er ikke å anse som henførbare kostnader. 

Dersom virksomheten er involvert i næringsaktivitet i tillegg til å håndtere lovpålagt husholdningsavfall, må selskapsorganenes kostnader fordeles forholdsmessig for de forskjellige aktivitetene.

Såkalte «eierkostnader», dvs. kostnader som påføres aksjonærer (kommunen) som eiere av et selskap, kan ikke belastes selvkostregnskapet. Innskutt aksjekapital og/eller annen egenkapital skal ikke avskrives, og kan derfor heller ikke kostnadsføres i selvkostregnskapet. Det samme gjelder honorarer og reiseutgifter for den/de som møter som kommunens eierrepresentant på generalforsamlingen/representantskapet.

Enkelte kommuner har valgt å sette bort hele eller deler av avfallstjenestene til eksterne leverandører i anbudsprosesser. Når en kommune kjøper avfallstjenester for det lovpålagte husholdningsavfallet, skal faktisk faktura for tjenestekjøpet inngå som grunnlag for kostnadene i kommunens selvkostkalkyle. Dette er uavhengig om anbudsvinneren er kommunal eller privat, så lenge kommunen kjøper tjenestene i et marked.

Dersom det er akkumulert sett underskudd i selvkostregnskapet, betyr det at gebyrbetalerne har «lånt» penger fra kommunen. Det skal beregnes renteinntekter på akkumulert uinndekket underskudd i selvkostregnskapet («negativt selvkostfond»). Denne renten vil være til inntekt for kommunen, og øker den negative saldoen på selvkostfondet som må dekkes inn gjennom fremtidige gebyrinntekter fra husholdningene.

Det fremgår av forarbeidene til forurensningsloven § 34 (jf. Ot.prp. nr. 66 (1992-1993) punkt 3.5.3.2) at det legges til grunn at kapitalkostnadene skal være basert på prinsippet om alternativkostnad, det vil si at beregningen er finansieringsnøytral. Begrepet finansieringsnøytral innebærer at det ikke tas hensyn til om midlene til bruk i virksomheten er tilført som egenkapital eller som lånekapital. Det betyr at en kalkulasjonsrente skal legges til grunn, både på egenkapital og lånekapital, se Figur 1. Som kalkylerente benyttes 5-årig swap-rente med et tillegg på ½ prosentpoeng, se selvkostforskriften § 5, fjerde ledd. I etterkalkylen korrigeres kalkulasjonsrenten mot observert swap-rente. Swap-renten kan hentes hos Norges bank eller andre banker eller finansmedia.

Det vil være en permanent forskjell mellom de kalkulatoriske- og de faktiske rentekostnadene, men dette likviditetsmessige overskuddet eller underskuddet skal ikke inngå i beregningen av avfallsgebyret. Dette skal heller ikke inngå i selvkostfondet, men er til fri benyttelse for eller til inndekning for kommunen.

Selvkostfondet skal godskrives renter. Renten skal reflektere alternativavkastningen husholdningene går glipp av ved at midlene er bundet i selvkostfond, så også her skal den kalkulatoriske renten legges til grunn. Disse rentekostnadene for kommunen skal ikke belastes avfallsgebyret, og dette medfører at kommunen må dekke inn dette på andre måter.

Selvkostkalkylen legger til grunn avskriving i henhold til kommunal regnskapsskikk eller i henhold til regnskapsloven og god regnskapsskikk dersom avfallshåndteringen skjer i en juridisk enhet underlagt dette.

Forskrift om årsregnskap og årsberetning (for kommuner og fylkeskommuner) av 15. desember 2000 fastsetter begrensninger for maksimal avskrivingstid, noe som i praksis vil legge øvre rammer for regnskapsmessig levetid. Enheter underlagt regnskapsloven har ikke tilsvarende forskriftsfestede begrensninger.

Selvkostkalkylen, selvkostregnskapet og etterkalkylen danner i praksis en prosess som ligner et «årshjul» som vist i Figur 2. Selvkostkalkylen vil danne grunnlaget for budsjett og gebyrsettingen til husholdningene. I beregningen av selvkost bør det framgå hvordan uttrekk fra regnskapet til selvkostkalkylen er foretatt, både når det gjelder direkte- og indirekte kostnader. Det skal utføres etterberegninger (etterkalkyle) med faktiske kostnader og faktisk swap-rente. Etterkalkylen skal vise inntekter, kostnader og justeringer til selvkostfondet.